Politika privatnosti

---

Opseg izjave o privatnosti i vrste vaših podataka koje obrađujemo

Ova Politika privatnosti primjenjuje se na obradu osobnih podataka u okviru našeg redovnog poslovanja, što obuhvaća poslovne odnose s klijentima, potencijalnim klijentima i vanjskim pružateljima usluga, pregovaranje o uslugama, provođenje ISO audita te osiguranje opće i informacijske sigurnosti. Također se primjenjuje na obradu putem web stranica na domeni werxe.eu, pri sudjelovanju na poslovnim sastancima, sajmovima, prezentacijama i edukacijama te na društvenim mrežama.

Ova Politika privatnosti ne obuhvaća obradu osobnih podataka naših zaposlenika i kandidata za posao. Pravila o obradi njihovih podataka regulirana su zasebnom 'Politikom privatnosti za zaposlenike i kandidate' s kojom se kandidati i zaposlenici izravno upoznaju tijekom selekcijskog postupka ili prilikom zasnivanja radnog odnosa.

Vaše osobne podatke obrađujemo kroz prikupljanje, pohranu, dostavljanje, bilježenje, strukturiranje i na druge načine obrade. Sukladno našim poslovnim procesima i utvrđenim legitimnim interesima, kategorije osobnih podataka koje prikupljamo obuhvaćaju: ime, prezime, dob, adresu, telefonski broj, adresu e-pošte, radno mjesto, fotografiju, videozapis te druge podatke ove kategorije primjenjive za poslovne odnose. Obrađivat ćemo i poslovne podatke koje dobijemo direktno od Vas kao što su na primjer stručna sprema, namjera za razvijanje suradnje i slično. Također ćemo na društvenim mrežama putem naših službenih profila obrađivati dostupne podatke kao što su Vaši komentari i posjete.

Izvori podataka: Osobne podatke koji nisu prikupljeni izravno od Vas možemo prikupiti iz javno dostupnih registara (npr. Sudski registar, Obrtni registar, Registar komora), s javno dostupnih profesionalnih profila (npr. LinkedIn) te od naših privatnih poslovnih partnera i dobavljača.

Obveza pružanja osobnih podataka: Pružanje osobnih podataka za potrebe poslovnog upita ili pregovora nije zakonska obveza, no bez pružanja osnovnih kontakt podataka nećemo moći odgovoriti na Vaš upit. U slučaju sklapanja ugovora, pružanje određenih podataka (npr. naziv tvrtke, OIB) postaje ugovorna i zakonska obveza, a bez istih sklapanje ugovora neće biti moguće.

Ograničenje ispitanika, posebne kategorije i slučajno prikupljanje podataka

Naše usluge, web stranice i digitalni kanali komunikacije usmjereni su na poslovne subjekte i punoljetne osobe. Shodno tome, naše poslovanje nije predviđeno niti namijenjeno za prikupljanje i obradu osobnih podataka osoba mlađih od 18 godina.

Također, naše redovne aktivnosti obrade ne zahtijevaju prikupljanje posebnih kategorija osobnih podataka (kao što su podaci koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska uvjerenja, članstvo u sindikatu, biometrijski podaci ili podaci o zdravlju) niti specifičnih podataka ranjivih skupina pojedinaca.

Ako nam ispitanik samoinicijativno dostavi takve osobne podatke (npr. u tekstu upita ili komunikaciji) ili ako ih prikupimo slučajno i nenamjerno, oni neće biti korišteni u naše svrhe obrade (posebice ne u alatima umjetne inteligencije) te ćemo ih, u skladu s načelom smanjenja količine podataka, trajno i sigurno obrisati iz naših sustava bez nepotrebnog odgađanja.

Zašto prikupljamo vaše osobne podatke?

Kako bismo osigurali potpunu transparentnost, Vaše podatke obrađujemo oslanjajući se na jasno razdvojene pravne osnove:

• 1. Predugovorne radnje i izvršavanje ugovora: Vaše osobne podatke obrađujemo kako bismo odgovorili na Vaše poslovne upite, poslali ponudu, pregovarali o uslugama te za samo izvršavanje ugovora koji smo s Vama (ili Vašom tvrtkom) sklopili.
  — Poslovni upiti i pregovori (bez sklopljenog ugovora): Čuvaju se godinu dana od zadnjeg kontakta.
  — Sklopljeni ugovori (klijenti i partneri): Čuvaju se za vrijeme trajanja ugovornog odnosa.
• 2. Poštovanje pravnih obveza: Vaše podatke obrađujemo u svrhu ispunjavanja naših zakonskih obveza te suradnje s nadležnim vlastima i regulatornim tijelima, što uključuje pridržavanje njihovih zakonitih zahtjeva. Osobni podaci se u ovu svrhu čuvaju unutar zakonom određenih granica, odnosno isključivo u rokovima na koje nas izravno obvezuju posebni zakonski i podzakonski propisi. Primjerice, financijska i računovodstvena dokumentacija (poput izdanih računa) čuva se 11 godina.
• 3. Legitimni interes: Temeljem našeg legitimnog interesa obrađujemo Vaše podatke za istraživanje tržišta i interesa za našim uslugama, unaprjeđenje naših usluga, pripremu, prijavu i provedbu projektnih prijedloga za sufinanciranje iz EU i nacionalnih fondova (što može uključivati obradu podataka o stručnim kvalifikacijama suradnika i partnera u svrhu dokazivanja kapaciteta tvrtke), provođenje ISO audita (provjera) i popravnih radnji radi usklađivanja sa zahtjevima normi, za sprečavanje prevare te osiguranje informacijske i fizičke sigurnosti. Također, temeljem legitimnog interesa prigodno možemo Vaše osobne podatke (fotografije i videozapise sa sajmova i događaja) objaviti na našoj web stranici i društvenim mrežama u svrhu prikazivanja aktivnosti. Kriteriji kojima se utvrđuje razdoblje pohrane podataka ovise o trajanju konkretnog analitičkog projekta, aktualnosti prikupljenih informacija te rezultatima naših redovitih internih revizija. Nakon ispunjenja te specifične svrhe ili prestanka opravdanog poslovnog interesa, Vaši se osobni podaci bez nepotrebnog odgađanja sigurno brišu ili trajno anonimiziraju.
• 4. Privola: Temeljem Vaše privole možemo prikupljati Vaše osobne podatke (primjerice, prijava na newsletter), o čemu ćemo Vas posebno obavijestiti u trenutku prikupljanja. Podaci se čuvaju do trenutka isteka svrhe ili do trenutka kada povučete svoju privolu. Nakon povlačenja privole, Vaše podatke brišemo bez nepotrebnog odgađanja, osim ako ne postoji druga zakonita pravna osnova za njihovu daljnju obradu.

Vaše osobne podatke nećemo na domeni werxe.eu obrađivati putem kolačića. Vaše osobne podatke nećemo dodatno obrađivati u svrhe koje su različite od one za koju su prikupljeni bez da Vam prethodno pružimo više informacija o toj drugoj svrsi, posebno uvažavajući Vaša prava, svrhu i pravni temelj za obradu podataka.

Organizacijske i tehničke mjere

Vodimo posebnu brigu o Vašim osobnim podacima i kroz primjenu primjerenih organizacijskih i tehničkih mjera osiguravamo odgovarajuću sigurnost i povjerljivost osobnih podataka. Radi osiguravanja odgovarajuće razine sigurnosti s obzirom na rizik, uvedene su sljedeće mjere:

• pseudonimizacija i enkripcija osobnih podataka, posebice kada postoji povećani rizik od neovlaštenog pristupanja podacima,
• osiguravanje točnih podataka, trajne povjerljivosti, cjelovitosti, dostupnosti i otpornosti sustava i usluga obrade,
• sposobnost pravodobne ponovne uspostave dostupnosti osobnih podataka i pristupa njima u slučaju fizičkog ili tehničkog incidenta, kroz odgovarajuće procese sigurnosnog arhiviranja i vraćanja podataka,
• redovno testiranje tehničkih i organizacijskih mjera za osiguravanje sigurnosti obrade.

Korištenje alata umjetne inteligencije (AI): Pri korištenju AI alata za unapređenje internih operativnih zadataka odredili smo nužne i specifične aktivnosti, a koje se provode isključivo za svrhe prethodno opisane u poglavlju „Zašto prikupljamo vaše osobne podatke?", te smo strogo utvrdili opseg kategorija osobnih podataka koje za te svrhe obrađujemo. Vaše osobne podatke nećemo nikada koristiti kako bismo trenirali umjetnu inteligenciju, izrađivali Vaše profile ili donosili automatizirane odluke koje se na Vas odnose i mogu rezultirati posljedicama s visokim rizicima.

Neke od mjera kojima dodatno osiguravamo zaštitu Vaših osobnih podataka je izostavljanje imena, prezimena, radnog mjesta i drugih metapodataka kad god je to moguće pri obradi teksta i drugim sličnim aktivnostima. Posebne kategorije Vaših podataka (kao što su zdravstveni podaci, biometrijski podaci, podaci o vjerskom ili sindikalnom članstvu) izričito nećemo obrađivati putem AI-a.

Pri korištenju AI alata odabrali smo provjerene pružatelje usluga koji osobne podatke obrađuju za naše potrebe kao izvršitelji obrade i ugovorno su obvezani da ne smiju podatke koristiti za treniranje umjetne inteligencije.

Vaša prava

Imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka, pravo na povlačenje privole, pravo na prigovor te pravo da se na Vas ne odnosi odluka temeljena isključivo na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila.

U ostvarivanju Vaših prava postoje iznimke od ostvarivanja prava sukladno odredbama Opće uredbe o zaštiti podataka. Primjerice, u slučaju sklapanja ugovornog odnosa neće postojati automatska obveza udovoljavanja Vašem pravu za brisanjem određenog osobnog podatka.

Prigovor i zahtjev za informacijama podnosi se pisanim ili elektronskim putem na adrese navedene na početku ovog dokumenta. U okviru postupka ostvarivanja prava ili rješavanja vaših upita, Direktor i Službenik za zaštitu podataka (DPO) ovlašteni su i samostalno Vam dati usmeni odgovor na pitanja, uz upućivanje na ovaj pisani dokument za sve detalje. U slučaju prigovora ili zahtjeva za informacijom moguće je da ćemo zatražiti Vaše sudjelovanje u sigurnosnim provjerama (u smislu provjere identiteta) prije nego što udovoljimo zahtjevu, prilikom čega isto neće utjecati na ostvarivanje Vašeg prava. Rok u kojem se odgovara na zahtjev je unutar mjesec dana od zahtjeva, a ako je isti složen ili je zaprimljena velika količina zahtjeva u kratkom roku, rok će se produljiti najdulje za dodatna dva mjeseca uz obavezno obavještavanje pojedinca.

• Pravo na pristup podacima: možete tražiti potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na Vas te ako se takvi osobni podaci obrađuju, informaciju o pristupu osobnim podacima i informacije, među ostalim, o obrađenim osobnim podacima, o svrsi obrade, roku pohrane, iznošenju u treće zemlje.
• Pravo na brisanje („pravo na zaborav"): imate pravo ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na Vas odnose bez nepotrebnih odgađanja. Obrisat ćemo osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja ako, među ostalim, osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhu obrade, ako su osobni podaci nezakonito obrađeni i u sličnim situacijama. Ako smo javno objavili Vaše fotografije/videozapise i ako postoji takav opravdani zahtjev, obrisat ćemo sporne osobne podatke. Ukoliko smo fotografiju ili drugi osobni podatak objavili i na društvenoj mreži, imate pravo zatražiti brisanje osobnog podatka i direktno od društvene mreže.
• Pravo na ispravak/dopunu: imate pravo zahtijevati ispravak netočnih osobnih podataka koji se na Vas odnose, a uzimajući u obzir svrhe obrade, imate pravo dopuniti nepotpune osobne podatke.
• Pravo na ograničenje obrade: u pojedinim situacijama kada je točnost podataka osporavana ili kada želite da ne brišemo podatke ili kada osobni podaci više nisu potrebni za osnovnu svrhu, ali se ne mogu izbrisati zbog zakonskih temelja, ili kada se čeka odluka Vašeg prigovora na obradu, imate pravo zahtijevati da se obrada ograniči uz iznimku pohrane i nekih drugih vrsta obrade.
• Pravo na prenosivost: imate pravo zaprimiti svoje osobne podatke koje ste nam prethodno pružili u strukturiranom obliku te u uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ukoliko je primjenjivo imate pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade bez ometanja ako se obrada bude provodila automatiziranim putem i temeljila na privoli ili ugovoru.
• Pravo na povlačenje privole: imate pravo u svakom trenutku povući svoju privolu ako ju date za neku obradu svojih osobnih podataka. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja. Prije davanja privole ćemo Vas o tome obavijestiti. Povlačenje privole je izvedeno na način koji je jednostavan kao i njezino davanje.
• Pravo na prigovor: S obzirom na to da određene Vaše osobne podatke obrađujemo oslanjajući se na naš legitimni interes (kao što su odnosi s klijentima i dobavljačima, provođenje ISO audita, sprečavanje prevare i osiguranje sigurnosti), imate pravo u svakom trenutku uložiti prigovor na takvu obradu na temelju svoje posebne situacije. U tom slučaju više nećemo obrađivati Vaše osobne podatke za tu svrhu, osim ako dokažemo da naši uvjerljivi legitimni razlozi za obradu nadilaze Vaše interese, prava i slobode ili ako su nam podaci nužni radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.
• Pravo u vezi s automatiziranim pojedinačnim donošenjem odluka: Imate pravo da se na Vas ne odnosi odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila, a koja proizvodi pravne učinke koji se na Vas odnose ili slično značajno na Vas utječu. Kao što je prethodno navedeno, naša tvrtka ne provodi takve vrste automatiziranog donošenja odluka niti izrade profila.

Pravo na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu (Agenciji za zaštitu osobnih podataka)

Prije podnošenja zahtjeva za utvrđivanje povrede prava, upućujemo Vas da se za ostvarivanje svojih prava prvo obratite nama kao voditelju obrade pisanim putem.

Ako smatrate da obradom kršimo propise koji se odnose na zaštitu Vaših osobnih podataka, imate pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava (pritužbu) Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP). Vaš zahtjev mora biti razumljiv i potpun te sadržavati osnovne podatke (ime, prezime, OIB, adresu), detaljan opis povrede prava te preslike relevantnih dokumenata.

Zahtjev Agenciji možete podnijeti na sljedeće načine:

• — osobno (usmeno izjaviti na zapisnik)
• — pisanim putem na adresu:
  Agencija za zaštitu osobnih podataka, Ulica Metela Ožegovića 16, 10 000 Zagreb
• — ispunjavanjem online obrasca dostupnog na web stranici: www.azop.hr
• — slanjem e-maila na: azop@azop.hr
• — slanjem faksa na broj: 01/ 46-090-99

Informacije o primateljima podataka, kategorijama primatelja, prijenosima podataka u treće zemlje i međunarodne organizacije

Vodimo posebnu brigu da Vaše osobne podatke ne dostavljamo primateljima u većoj mjeri nego što je to neophodno za prije opisane navedene svrhe obrade.

Vaše ćemo podatke dostavljati primateljima u slučajevima određenih internih aktivnosti kao što su pohrana podataka na web serveru i održavanje sustava, odnosno pružateljima informatičko-komunikacijskih rješenja, vanjskim pružateljima AI usluga te drugih poslovnih usluga koji djeluju isključivo kao naši izvršitelji obrade i obrađuju podatke strogo prema našim uputama. U ovim slučajevima obrada će se izvršavati putem provjerenih vanjskih servisa odnosno naših izvršitelja koji će se nalaziti unutar ili izvan Europskog gospodarskog prostora.

Ukoliko se prilikom korištenja navedenih vanjskih servisa i AI alata Vaši osobni podaci prenose izvan Europskog gospodarskog prostora (EGP), takve prijenose obavljamo strogo u skladu sa zahtjevima Opće uredbe o zaštiti podataka kako bismo kontinuirano štitili Vašu sigurnost. Za takve se prijenose u treće zemlje prvenstveno oslanjamo na službene odluke Europske komisije o primjerenosti razine zaštite (kao što je to na primjer primjena okvira Data Privacy Framework - DPF za prijenose podataka našim pružateljima usluga u SAD-u).

Vaši podaci mogu biti dani na uvid vanjskim auditorima, nadležnim nacionalnim i europskim institucijama, agencijama i posredničkim tijelima u svrhu prijave i provedbe EU projekata, i certifikacijskim tijelima (npr. u sklopu ISO audita) te nadležnim tijelima javne vlasti radi ispunjavanja zakonskih obveza.

Kada s nama komunicirate ili stupate u interakciju putem vanjskih platformi za komunikaciju (poput aplikacija za razmjenu poruka) ili društvenih mreža, napominjemo da ti pružatelji usluga u pravilu djeluju kao zasebni ili zajednički voditelji obrade. Prilikom korištenja takvih komunikacijskih kanala, navedene platforme prikupljaju i obrađuju Vaše podatke sukladno vlastitim pravilima privatnosti, uvjetima korištenja i svrhama, a koje možete pronaći na njihovim službenim internetskim stranicama.